個人情報の取り扱いについて（プライバシーポリシー）

１．個人情報の取得について

当社は、利用目的を公表または通知をし(本方針による公表を含む）、また、直接ご本人から契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を取得する場合は予め利用目的を明示し、適法で公正な手段によりお客様の個人情報を取得します。

２．個人情報の利用目的について

当社は、次の業務を実施する目的および以下７．に掲げる目的（以下「利用目的」といいます。） で、個人情報を利用いたします。当社は、利用目的のために必要な範囲内で適正に個人情報を利用し、また、利用目的を変更する場合には、その内容をホームページ等に公表します。

1. （1）個人情報の利用目的
   1. ①お客様に関する個人情報
      1. グループ会社（グループ会社の範囲については「14．会社一覧」をご参照ください）の経営管理
      2. 当社のグループ会社・提携先企業の商品・サービスに関する情報の案内・提供
      3. 市場調査、データ分析およびアンケートの実施等による当社およびグループ各社の新たな商品・サービスの研究、開発、案内
      4. 問い合わせ・ご依頼等への対応
   2. ②株主様（法人の場合にはその役職員を含む）に関する個人情報
      1. 会社法その他の法令に基づく権利の行使・義務の履行
      2. 株主様へのご連絡・各種情報の提供および株主管理
   3. ③採用活動応募者様に関する個人情報
      1. 採用受付・連絡・情報提供・採用選考・その他必要な手続き
   4. ④インターンシップ、実習応募者様に関する個人情報
      1. 応募者管理・連絡・情報提供・その他必要な手続き
   5. ⑤お取引先様（法人の場合にはその役職員を含む）に関する個人情報
      1. ア.各業務において
         • 業務上必要なご連絡・契約の履行・商談実施のため
         • 問い合わせ・依頼等への対応
      2. イ.当社委託先の場合
         • 委託先管理・法令遵守の管理のため
2. （2）お預かりしている個人情報
   当社がお預かりしている個人情報の主な内容は、以下の通りです。
   1. ①名前(商号および屋号を含む）・住所・性別・生年月日・電話番号・FAX番号・電子メールアドレス・SNSのアカウント情報
   2. ②職業・勤務先・健康状態・金融機関情報・当社が取得した書面など（申込書・契約書・履歴書、金融機関および公的機関が発行する書類等）に記載されている情報
   3. ③扶養者情報・職業・学歴および勤務歴・保有資格情報、その他履歴書・WEB申込フォームに記載された情報
   4. ④当社株式の保有状況

３．個人データの安全管理措置に関する事項

当社では、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。

1. 【個人データの取扱に関わる規程の整備】
   
   1. 個人データの適正な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするために、本方針を定めています。
   2. 個人データの取扱い方法・担当者・責任者およびその任務等について取扱規程を策定しています。
2. 【組織的安全管理措置】
   
   1. 個人データの取扱いに関する責任者を設置しています。
   2. 法や社内規程に違反している事実を把握した場合の個人情報等管理責任者への報告連絡体制を整備しています。
   3. 個人データの取扱状況について、定期的に社内点検を実施するとともに、監査を実施しています。
3. 【人的安全管理措置】
   
   1. 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
   2. 個人データの取扱いに関する留意事項について、社内で研修を実施しています。
4. 【物理的安全管理措置】
   
   1. 個人データを取扱う区域において、社員の入退室管理を行っています。
   2. 権限を有しないものによる個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
   3. 個人データを取扱う機器・電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、持ち運びに際しては容易に個人データが判明しないような措置を実施しています。
5. 【技術的安全管理措置】
   
   1. アクセス制限を実施し、アクセス可能者および取扱う個人情報データベースの範囲を限定しています。
   2. 情報システムについて、外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しています。
6. 【外的環境の把握】
   
   1. 個人データを取扱う国における個人情報の保護の制度を把握したうえで安全管理措置を実施しています。

４．個人データの第三者への提供および第三者からの取得

1. （1）当社は、次の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供することはありません。
   • 法令に基づく場合
   • 業務遂行上必要な範囲内で、委託先に提供する場合
   • グループ会社・提携先企業との間で共同利用を行う場合
     （以下「７．グループ会社・提携先企業との共同利用について」をご覧ください。）
2. （2）当社は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）には当該取得に関する事項（いつ、どのような提供先から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。
3. （3）第三者への委託を実施する場合、当社は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

５．個人関連情報の第三者への提供

1. （1）当社は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることの確認をしないで、当該情報を提供しません。
2. （2）当社は、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等）について確認・記録します。

６．外国における情報の取扱い

当社は、アメリカ合衆国にサーバを保有する企業の経費精算ツールを導入しております。アメリカ合衆国においては、連邦法として包括的な個人情報保護法はありませんが、個人情報を保管しているアメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を実施いたします。また、お客様からの開示請求等がなされた場合、情報提供が可能な体制を整えております。

７．グループ会社・提携先企業との共同利用について

当社は、当社とアニコムグループ各社・提携先企業との間で、以下のとおり個人データを共同利用します。

1. （1）個人データの項目
   1. ①株主様の氏名・住所・当社株式の保有状況等
   2. ②当社が行う各種調査、アンケート、広報活動等のほか、当社への問い合わせ・依頼等にあたり取得した名前（商号および屋号を含む）・住所・電話番号・メールアドレス・性別・生年月日、どうぶつ情報、SNSのアカウント情報
   3. ③その他グループ各社の事業実施にあたり取得した名前（商号および屋号を含む）・住所・電話番号・電子メールアドレス・性別・生年月日、その他書類等に記載された契約内容および事故状況、保険金支払状況等の内容、保健医療に関する情報、どうぶつ情報、どうぶつにかかわる各検査実施状況および結果、カルテ等に記載された診療情報、SNSのアカウント情報、サービス実施に伴い付与したID番号
   4. ④その他グループ各社の商品購入履歴に関する情報、WEBサービスサイト上の入力フォームに記載された項目
   5. ⑤グループ各社の採用その他の活動への応募情報
2. （2）共同利用者の範囲
   アニコムグループ各社・提携先企業
   ※グループ会社・提携先企業については、以下「14．会社一覧」をご覧ください。
3. （3）共同利用の目的
   当社および共同利用するグループ各社が個人情報保護方針（プライバシーポリシー）において公表する利用目的に同じ
4. （4）個人データ管理責任者
   当該個人データを原取得した各会社が管理するものとし、各会社代表者を管理者とします。

８．センシティブ情報の取扱いについて

当社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報（本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第１項各号もしくは個人情報保護法施行規則第６条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。以下「センシティブ情報」といいます。）を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

1. （1）法令等に基づく場合
2. （2）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
3. （3）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
4. （4）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. （5）法第20条第２項第６号に掲げる場合にセンシティブ情報を取得する場合、法第18条第３項第６号に掲げる場合にセンシティブ情報を利用する場合、または法第27条第１項第７号に掲げる場合にセンシティブ情報を第三者提供する場合
6. （6）源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
7. （7）相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
8. （8）保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得し、利用し、または第三者提供する場合
9. （9）センシティブ情報に該当する生体認証情報を本人の同意に基づき、本人確認に用いる場合

９．Cookie等の識別子に紐付けされた情報の取得・利用・提供

当社サイトでは、Cookie、ウェブビーコンまたはそれに類似する技術（以下「Cookie等」といいます）を利用して、お客様の情報を保存・利用しています。Cookieとは、ウェブサイトを閲覧した際に、ウェブサイトから送信されたウェブブラウザに保存されるテキスト形式の情報のことです。また、ウェブビーコンとは、ウェブページや電子メールに小さな画像を埋め込むことによって、お客様がそのページやメールを閲覧した際に情報を送信する仕組みです。
詳細については以下の【インターネットにおける情報収集に関するポリシー】をご覧ください。
https://www.anicom.co.jp/policy/cookiepolicy/

１０．保有個人データの開示請求等

当社は、お客様からご本人に関する保有個人データ利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加・利用の停止および第三者への提供の停止ならびに第三者提供記録の開示の依頼があった場合は、ご本人であることを確認させていただいたうえで、法令に則り、速やかに対応します。また、ご本人に代わって開示のご請求をされる場合には、その代理権の存在を示す資料のご提出をお願いいたします。
利用目的の通知請求および開示等請求については、当社所定の手数料をいただきます。
開示等請求の詳細・手数料については以下の【個人情報の『開示』等請求手続き】をご覧ください。
https://www.anicom.co.jp/policy/privacy/

１１．匿名加工情報の取扱い

1. （1）匿名加工情報の作成
   当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
   • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
   • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
   • 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
   • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
2. （2）匿名加工情報の提供
   当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を以下において公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。
   https://www.anicom.co.jp/policy/tokumei/

１２．仮名加工情報の取扱い

1. （1）仮名加工情報の作成
   当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。
   • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
   • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
2. （2）仮名加工情報の利用目的
   当社は、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、以下において公表します。
   https://www.anicom.co.jp/policy/tokumei/

１３．お問い合わせ窓口(苦情受付)

当社は、個人情報等の取扱いに関する苦情・相談に対し、迅速かつ適切に対応いたします。当社の個人情報等の取扱いや保有個人データに関するご照会・ご相談などは、以下までお問い合わせください。

1. お問い合わせ先
   
   • アニコム ホールディングス株式会社　コンプライアンス推進部
   • 電話番号：03-5348-3911
   • 受付時間：午前9時～午後6時（土日祝祭日および年末年始を除く）

１４．会社一覧

「７．グループ会社・提携先企業との共同利用について」における、アニコムグループ各社・提携先企業は、以下のとおりです。

1. （1）グループ会社
   当社が個人データを共同して利用するグループ会社の範囲は、以下のホームページをご参照ください。
   ※本方針においては、海外子会社を除きます。
   グループ会社一覧（アニコム ホールディングス株式会社ホームページ）
   https://www.anicom.co.jp/company/outline/
2. （2）提携先企業
   当社が個人データを共同利用している提携先企業はありません。

１５．特定個人情報について

当社において、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に規定する特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報保護基本方針」を定めています。特定個人情報等は、法により利用目的が限定されており、当社は、その目的を超えて取得・利用しません。
また、法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。